Ketika mengirimkan kargo, biasanya pengirim menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengurus palet, padahal kita semua tahu bahwa perjalanan pengiriman kargo adalah proses yang rumit.
Salah satu kendala yang sering dihadapi adalah dokumentasi pengiriman.
Ketika mengirimkan kargo, baik di dalam negeri maupun di luar negeri, pengiriman harus disertai dengan dokumentasi yang relevan.
Ada banyak jenis dokumen pengiriman yang diperlukan untuk pengiriman kargo, tergantung jalur pengiriman yang dipilih.
Mulai dari formulir, dokumen, dan laporan dibutuhkan proses pengiriman dapat berjalan dengan lancar.
Apapun pengiriman yang dipilih, tim pengiriman khusus ABC Express siap memberi info dan memastikan bahwa Anda memiliki semua dokumentasi yang dibutuhkan.
Apa saja jenis dokumen yang diperlukan saat mengirimkan kargo?
Mari kita lihat beberapa dokumen penting yang perlu diketahui sebelum mengirim palet dalam perjalanan.
Release Order adalah surat perintah pelepasan aset kontainer dari supplier ke pelanggan. Bentuk dokumen release order berupa permohonan izin penjemputan (kontainer) oleh pihak tertentu.
Formulir release order mencakup rincian dealer dan semua rincian lainnya mengenai materi yang dikeluarkan dari gudang.
Shipping Instruction, atau SI, adalah dokumen yang memberikan spesifikasi rinci pengiriman, seperti nomor kontainer, nomor segel, jumlah pasti paket, kode HS komoditas, dll.
Instruksi dalam dokumen digunakan untuk membuat Bill of Lading atau Sea Waybill Anda yang merupakan dokumen transportasi legal utama yang digunakan dalam pengiriman.
Sebelum kontainer berjalan, perusahaan jasa ekspedisi harus memberikan surat jalan kepada perusahaan trucking sebagai bukti bahwa kontainer memperoleh izin untuk berangkat menuju pelabuhan untuk proses loading ke kapal.
Surat Jalan berisikan jenis barang, jumlah barang dan tanda tangan dari penjual barang/pengirim barang, sopir, dan petugas gudang.
Bagaimana jika ada perusahaan ekspedisi yang memiliki jasa trucking sendiri? maka surat jalan bersifat internal perusahaan antar departemen.
Bill of lading (BOL) adalah kontrak resmi antara pengirim atau pemilik barang dan pengangkut barang.
Ini adalah dokumen yang digunakan untuk mengkonfirmasi penerimaan barang untuk pengiriman, dan hanya dapat ditandatangani oleh perwakilan resmi dari pengangkut setelah diterima agar pengiriman dapat dirilis.
BOL akan mencantumkan informasi terperinci tentang tujuan pengiriman, barang yang disertakan, dan cara penanganannya.
BOL sendiri mempunyai fungsi sebagai
Beberapa jenis BOL:
Read: Langkah-Langkah dan Syarat Dokumen Ekspor Barang ke Luar Negeri
Air Waybill (AWB) adalah dokumen wajib yang tidak dapat ditawar. Dokumen ini dikeluarkan oleh maskapai penerbangan sebagai pengakuan kepemilikan kiriman.
AWB juga berfungsi sebagai tanda terima untuk pengirim. Dokumen ini menunjukkan alamat tujuan pengiriman serta informasi kontak pengirim dan penerima.
Sebagai perbandingan, Rail Waybill adalah dokumen yang digunakan untuk pengiriman melalui kereta api. Dokumen ini disiapkan oleh pihak kereta api, setelah menerima instruksi dari pengirim.
Sama seperti Bill of Lading, packing list merupakan dokumen wajib dalam pengiriman barang.
Packing list merincikan sampai ke detail terkecil, informasi mengenai kargo. Termasuk berat, volume, dan value, tidak hanya kargo keseluruhan tetapi juga setiap kotak individu.
Packing list memberi informasi kepada pengirim barang, importir, kantor bea cukai, dan carrier, mengenai barang yang dikirim tanpa perlu memverifikasi isinya secara fisik.
Jika bea cukai memutuskan untuk memeriksa kiriman, packing list berfungsi untuk membantu mengidentifikasi barang yang bisa dideteksi alarm.
Packing list akan menghemat waktu dan mengurangi risiko kerusakan kargo dengan menghindari potensi membuka setiap kotak kiriman.
Sangat penting untuk membuat packing list seakurat mungkin karena dokumen ini dapat digunakan untuk menghasilkan Bill of Lading.
Dokumen pengiriman yang teratur merupakan bagian penting dari menjalankan bisnis, dengan ABC Express, Anda dapat memastikan bisnis Anda berjalan dengan mulus.
ABC Express siap membantu pelanggan kami di setiap langkah melalui proses pengiriman, termasuk semua dokumen pengiriman yang terorganisir dan mudah dirawat, sehingga Anda dapat fokus menjalankan bisnis dengan lebih baik.
Hubungi ABC Express Tim kami siap dan bersedia menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki dan mengirimkan barang Anda.
Dapatkan cara lengkap mengembangkan bisnis ke berbagai wilayah di Indonesia
